SOLUCION GUIA 2

SENA SERVICIOS FINANCIEROS Guía 2 Tema1: documentos Tema 2: títulos y valores Profeso: Mauricio de castro Gaes: Alejandra Restrepo Alfredo Recalde Francy Reyes Leandro Ramirez   1. a que se refiere el artículo 123

2. soportes de contabilidad -Cuadro sinóptico

-Documentos Recibo de caja

Comprobante de egreso

Factura

Nota de contabilidad

Nota debito

Nota crédito

Consignación bancaria

3 soportes y libros de contabilidad

4. Los componentes

5. Los Archivos Administrativos

Evaluación y Selección de los Documentos de Archivo

Manejo Automatizado de la Información

6. EVIDANCIA DE APRENDIZAJE TEMA1 Elabora los documentos soportes del proceso contable vistos en clase Conoce el propósito y las características comerciales y legales de los documentos soportes Aplica normas de manejo y conservación de archivos DOCUMENTOS SOPORTES: Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales características. GENERALIDADES Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general: Nombre o razón social de la empresa que lo emite. Nombre, número y fecha del comprobante. Descripción del contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes. Los principales soportes de contabilidad son: 1. Recibo de caja El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura. 2. Recibo de consignación bancaria Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna. Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Necesidades varias Los soportes de contabilidad se elaboran en original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan 3. Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente. 4. Factura de compra-venta La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago. Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad. La factura se debe expedir con los siguientes requisitos: Estar denominada expresamente como factura de venta. (Pre impreso). Numeración en orden consecutivo. (Pre impreso). Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (Pre impreso). Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios. Fecha de expedición. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (Pre impreso). Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. 5. Cheque Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario". 6. Comprobante de pago Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa 7. Letra de cambio Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada. En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar. 8. Pagaré Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios. 9. Nota Débito Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones. 10. Nota Crédito Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. 11. Recibo de caja menor El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor. 12. Nota de contabilidad Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre. 13. Comprobante diario de contabilidad Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen. Procedimiento contable Clasificación, análisis y codificación de los soportes Elaboración de asientos en borrador Preparación del comprobante diario de contabilidad. NORMAS DE MANEJO Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS Cuando llevamos un recibo de caja y lo diligenciamos el original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad En el caso de un recibo de consignación bancaria el original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna. En una factura compra-venta generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad. En el comprobante de pago Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. En la nota crédito se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. 7. Título III “De los Títulos Valores

8. EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE TEMA 2 Diligencia formatos de títulos valores Precisa las principales características de los diversos títulos valores

EL CHEQUE. El cheque es el medio más utilizado para disponer de los fondos de una cuenta corriente bancaria, pero no la única forma. Por la relativa independencia del cheque y de la cuenta corriente bancaria, la doctrina prevaleciente habla de la existencia de un pacto accesorio de cheque, superpuesto a los contratos bancarios de una cuenta corriente. El convenio de cheque no es un contrato autónomo, sino un acuerdo accesorio de la cuenta corriente. El cheque, como título de crédito, es el documento necesario para ejercitar el derecho literal y autónomo indicado en el mismo.

LETRA DE CAMBIO Su función es la de permitir la circulación y la realización del crédito en forma particularmente rápida y segura. Cumple esencialmente la función económica de ser instrumento de crédito a corto plazo, tanto en el campo comercial como en el financiero. Su función típica es la de diferir el pago de una suma de dinero, dando al mismo tiempos al beneficiario la posibilidad de convertir el crédito en moneda mediante la transferencia del título. Una letra de cambio es el título de crédito formal y completo que contiene la promesa incondicionada y abstracta de hacer pagar a su vencimiento al tomador o a su orden una suma de dinero en lugar determinado, vinculando solidariamente a todos lo que en ella intervienen. La letra de cambio no nace de improvisto, la actual letra de cambio es el producto de una lenta evolución a través de la cual fueron precisándose sus rasgos y sus reglas propias. Las letras de cambio se popularizaron con el florecimiento del comercio, cuyas manifestaciones más importantes ocurrían en las ferias, hacia donde mercaderes y señores se dirigían, transportando el dinero en forma de letras de cambio. Antes de la fecha indicada en la letra para recibir su monto se acostumbraba presentar está al librado, quien verbalmente manifestaba estar dispuesto a cumplir la orden o retenía el documento y tal retención equivalía a aceptación. El endoso Antes de la utilización del endoso, la letra era empleada para el pago de deudas recíprocas entre los comerciantes, a través de mecanismos diferentes: el acreedor libraba una letra contra su deudor y por cuenta de su propio acreedor; el tomador que quería pagar con la letra a un tercero, firmaba como avalista, el título acordaba al representante del tomador la facultad de ser sustituido por otra persona para el cobro de la letra. La letra pasa a constituirse en un instrumento de pago entre los extraños al primitivo contrato de cambio trayecticio que le había dado origen y su uso sin la intervención de los banqueros se vuelve frecuente. El endoso permitirá que la cambial se transforme, con el tiempo, en instrumento para la circulación de un crédito independiente de la relación de emisión, en el papel moneda de los comerciantes. El aval Durante la época en que la letra de cambio constituyó la representación del contrato de cambio trayecticio y, en consecuencia, era un título expedido por un banquero, el documento estaba dotado de una gran seguridad en cuanto a su pago. La palabra aval ha dado lugar a discrepancias en cuanto a su origen. El aval puede definirse como una institución típicamente cambiaria, que tiene por finalidad garantizar el pago de la letra de cambio. Esa garantía tiene como función, entre oras, reforzar la capacidad circulatoria de la letra de cambio.

EL PAGARÉ El pagaré es un título por medio del cual una persona se obliga a pagar a la orden de otra persona una cantidad de persona en una fecha determinada. El pagaré es una promesa de pago y siendo un título a la orden es transmisible por medio de endoso.